In der heutigen Welt müssen Unternehmen in der Lage sein, ihre Finanzen zeitnah, genau und effizient zu verfolgen. Ein Controllingsystem ist ein wichtiges Instrument, mit dem Unternehmen ihre Ausgaben, Einnahmen und andere finanzielle Aspekte verfolgen können. Ein erfolgreiches Controllingsystem kann Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, ihre finanzielle Gesundheit zu verbessern und ihre Ziele zu erreichen. Die Erstellung und Pflege eines Controllingsystems kann jedoch entmutigend sein, insbesondere für kleine Unternehmen.
Microsoft Excel und Power Query sind leistungsstarke Tools, die Unternehmen beim Aufbau eines effizienten Controllingsystems unterstützen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft Excel und Power Query ein effizientes Controllingsystem einrichten können.
Was ist Microsoft Excel?
Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das für eine Vielzahl von Zwecken verwendet wird. Es ermöglicht Ihnen, Daten zu speichern und zu bearbeiten, Grafiken und Diagramme zu erstellen und Berechnungen durchzuführen. Aufgrund seiner Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit wird Excel von Unternehmen aller Größenordnungen häufig eingesetzt. Außerdem bietet es Flexibilität bei der Entwicklung und Verwaltung eines effizienten Controlling-Systems.
Einer der größten Konkurrent ist Google Sheets mit ähnlichen Funktionalitäten. Zusammen mit Power Query übersteigen die Möglichkeiten sowie die Einfachheit der Bedienung von Excel dener von Google Sheets aus heutiger Sicht.
Was ist Power Query?
Power Query ist ein Add-In für Excel, mit dem Sie Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, transformieren und laden können. Es ermöglicht Ihnen die Verbindung mit verschiedenen Datenquellen, einschließlich SQL Server, Oracle, Access und anderen. Power Query ist ein hervorragendes Werkzeug für die Automatisierung von Datenbereinigungs- und -umwandlungsaufgaben. Mit Power Query können Sie sowohl Ist- als auch Budgetdaten importieren, transformieren, verbinden und exportieren, um die Qualität Ihres Controllingsystems zu erhöhen und Prozesse zu automatisieren.
Aufbau eines effizienten Controllingsystems mit Excel und Power Query
Lassen Sie uns nun fünf typische Schritte zum Aufbau eines effizienten Controllingsystems mit mit Excel und Power Query betrachten. Schließlich sind dies Werkzeuge, die sich auch kleine Unternehmen leisten können
Schritt 1: Definieren Sie die geschäftlichen Anforderungen an Ihr Controlling-System
Bevor Sie Ihr Controlling-System einrichten, müssen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen definieren. Sie müssen festlegen, welche Informationen Sie verfolgen wollen, wie oft Sie sie verfolgen wollen und wie Sie sie analysieren wollen. Sie sollten auch festlegen, mit welchen Datenquellen Sie eine Verbindung herstellen müssen.
Wenn Sie zum Beispiel ein kleines Einzelhandelsgeschäft betreiben, möchten Sie vielleicht Ihre Verkäufe, Ausgaben, Bestände und den Cashflow verfolgen. Vielleicht möchten Sie auch Ihre Umsätze nach Produkt, Kunde und Region analysieren.
Sobald Sie Ihre Geschäftsanforderungen definiert haben, können Sie mit der Datenerfassung beginnen.
Schritt 2: Sammeln Sie Eingangsdaten für Ihr Controlling-System
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Daten zu sammeln. Sie können Ihre Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, z. B. aus Tabellenkalkulationen, Datenbanken und externen Datenquellen. Sie sollten so viele Daten wie möglich sammeln, um sie später zu analysieren. Eine erfolgreiche Methode könnte darin bestehen, Ihre Eingabedaten (z. B. in Form von Exporten) auf dem Server Ihres Unternehmens oder in Ihrem Notebook zu speichern, damit sie auch dann verfügbar sind, wenn Sie offline sind.
Sie können zum Beispiel Ihre Verkaufsdaten aus Ihrem Kassensystem, Ausgabendaten aus Ihrer Buchhaltungssoftware und Bestandsdaten aus Ihrem Bestandsverwaltungssystem erfassen.
Schritt 3: Bereinigen Sie die Daten für Ihr Controlling-System
Sobald Sie Ihre Daten gesammelt haben, müssen Sie sie bereinigen. Das Bereinigen der Informationen umfasst das Entfernen von Duplikaten, das Einfügen fehlender Werte und das Formatieren der Daten. Mit Power Query können Sie diesen Prozess automatisieren. Mit diesem Tool können Sie Ihre Daten mit nur wenigen Klicks bereinigen. Auf diese Weise werden die manuell auszuführenden Schritte minimiert, was die Effizienz und die Datenqualität erhöht.
Sie können Power Query zum Beispiel verwenden, um doppelte Verkaufsdaten zu entfernen, fehlende Ausgabendaten zu ergänzen und Ihre Bestandsdaten zu formatieren.
Schritt 4: Transformieren Sie die Daten für die Ausgabe Ihres Controllingsystems
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Daten zu transformieren. Bei der Datenumwandlung werden die Daten in ein Format umgewandelt, das sich leicht analysieren lässt. Sie können Power Query verwenden, um Ihre Daten in ein für die Analyse geeignetes Format umzuwandeln. Mit Power Query können Sie eine Vielzahl von Transformationen durchführen, einschließlich Pivotierung, Entpivotierung und Zusammenführung. Auf Basis eigener Erfahrungen empfehlen wir stets, den Einsatz von Datenbanktechniken, um die langfristige Funktionalität und Zuverlässigkeit Ihres Controllingsystems zu gewährleisten.
Sie können beispielsweise Power Query verwenden, um Ihre Verkaufsdaten nach Produkt, Kunde und Region zu schwenken, Ihre Ausgabendaten zu entschwenken, um sie nach Kategorie zu analysieren, und Ihre Bestandsdaten mit Ihren Verkaufsdaten zusammenzuführen, um Ihre Rentabilität nach Produkt zu analysieren.
Schritt 5: Analysieren Sie die Daten in Ihrem Controllingsystem
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Daten zu analysieren. Mit Excel können Sie Diagramme, Schaubilder und Pivot-Tabellen erstellen, um Ihre Daten zu analysieren. Mit diesem Tool können Sie verschiedene Berechnungen durchführen, darunter Durchschnittswerte, Summen und Zählungen. Mit Excel können Sie auch Dashboards erstellen, die einen umfassenden Überblick über Ihre Daten bieten. Mit Power Query können Sie Abfragen direkt mit Pivot-Tabellen und Pivot-Diagrammen verbinden.
Mit Excel können Sie beispielsweise ein Dashboard erstellen, das Ihre Umsätze nach Produkt, Kunde und Region, die Ausgaben nach Kostenart oder Kostenstelle und die Lagerbestände nach Produkt aufzeigt. Sie können Excel auch verwenden, um eine Kapitalflussrechnung zu erstellen, die Ihre Mittelzuflüsse und -abflüsse aufzeigt.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einrichtung eines effizienten Controllingsystems mit Microsoft Excel und Power Query Unternehmen jeder Größe helfen kann, den Überblick über ihre Ausgaben, Einnahmen und andere finanzielle Aspekte zu behalten. Indem Sie Ihre Geschäftsanforderungen definieren, Ihre Daten sammeln, sie bereinigen, sie umwandeln und schließlich die ausgegebenen Informationen analysieren und auswerten. Auf diese Wise können Sie ein leistungsfähiges Controlling-System erstellen, das wertvolle Einblicke in Ihr Unternehmen bietet.
Excel und Power Query sind leistungsstarke Tools, mit denen Sie viele dieser Aufgaben automatisieren können, so dass Sie sich auf die Analyse Ihrer Daten und fundierte Entscheidungen konzentrieren können. Mit diesen Werkzeugen können Sie Dashboards, Diagramme und Schaubilder erstellen, die Ihre finanzielle Situation klar darstellen.
Ein effizientes Controllingsystem ist unerlässlich für Unternehmen, die ihre Finanzlage verbessern, bessere Entscheidungen treffen und ihre Ziele erreichen wollen. Indem Sie die Leistungsfähigkeit von Excel und Power Query nutzen, können Sie ein zuverlässiges und effizientes Controlling-Ssystem erstellen, das Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen. Ein weiteres Microsoft Excel Addin, das für Sie von Interesse sein könnte, ist PowerPivot.